Drie gouden b's
Vergaderen. We doen het in ons polderland vaak en lang. Sinds corona werken veel meer mensen thuis en wordt er online vergaderd met Skype, Teams, Zoom of anderszins. Die ‘nieuwe werkvorm’ brengt nieuwe vragen met zich mee. Wanneer zet je je microfoon uit? Camera aan of uit? Doe je wat aan je achtergrond? Kortom: hoe heurt het eigenlijk online?
Online vergaderetiquette
Niet zo...
Begin op tijd
Het lijkt zo simpel, maar toch lukt het alleen als je je iets eerder aanmeldt dan moet. Dus pak van te voren een kop koffie of glas water erbij en zet de benodigde documenten klaar. Een paar minuten eerder aanwezig zijn is ook goed voor het informele contact met collega’s die ook iets eerder zijn. Heb je veel opeenvolgende overleggen? Gun jezelf een mentale pauze door tien minuten voor tijd het voorgaande overleg af te sluiten.
...Maar zo!
Niet zo...
Beperk omgevingsgeluid
Thuis is het palet aan storende omgevingsgeluiden uitgebreid: klussende buren, rinkelende telefoons, dreunende wasmachines, huilende baby’s of blaffende honden. Als het luidruchtig is, zoek dan een rustige plek op. Een headset kan helpen om duidelijk verstaanbaar te zijn. Zeg je langere tijd niets? Zet dan je microfoon uit. Zeker in een grotere groep is het handig als iedereen de microfoon op mute zet, tot de gespreksleider het woord geeft. Ademt iemand zwaar in de microfoon? Vraag diegene gewoon of het microfoontje iets verder van mond of neus kan worden geplaatst. Het is online soms lastig in te schatten wanneer je iemand kunt interrumperen of wanneer iemand is uitgesproken. Tip: wacht iets langer dan je anders zou doen. En bedenk dat het voor anderen storend is als je in beeld met andere dingen bezig bent, als appen of je mail lezen. Het aannemen van een telefoontje terwijl je online vergadert, is natuurlijk niet de bedoeling.
...Maar zo!
Niet zo...
Bepaal je beeld
Soms kan het onder collega’s, maar zeker niet altijd: in je hardloopshirtje online vergaderen. Ons advies is: kleed je alsof je op kantoor zit. Heb je kinderen? Maak duidelijk dat je nu echt niet gestoord mag worden als je niet wilt dat je peuter in beeld op schoot klimt. Let ook op wat anderen zien van je huis, de camera brengt soms meer in beeld dan je denkt. Zorg ervoor dat je internetverbinding thuis van voldoende kwaliteit is. Het kan altijd een keer gebeuren dat je beeld of geluid hapert, maar heb je gamende en film kijkende huisgenoten terwijl jij online vergadert? Dan red je het niet met het goedkoopste pakket. Vergader je met de camera aan of uit? Het staat wat vreemd en zorgt voor mentale ruis als een deel van de gespreksgenoten de camera uit heeft staan en een deel aan. Advies: bespreek als de vergadering is begonnen wat je doet: camera aan of uit. Of spreek af dat na de eerste tien minuten de camera uit mag, om de kwaliteit van de verbinding hoog te houden. Heb je een rommelige achtergrond? In de meeste online vergadertools kun je daar gemakkelijk iets aan doen, bijvoorbeeld door de achtergrond te blurren of een achtergrond te kiezen.
...Maar zo!
