Kantoor van de toekomst ‘gemengd bedrijf’

Onvoorzien en wereldwijd begon medio maart 2020 het grootschalige experiment met thuiswerken – in Nederland inmiddels met onbepaalde tijd verlengd. Door de coronacrisis gedwongen opereert nu ongeveer de helft van de Nederlandse werknemers grotendeels, of zelfs geheel vanuit huis. En dat blijkt zo goed te bevallen dat zij dat in het post-coronatijdperk willen blijven doen. Voor tenminste één, maar liever nog twee dagen. Managers hebben inmiddels voldoende tijd gehad om ervaring op te doen met leidinggeven op afstand. Inmiddels lijkt ook bij hen de koudwatervrees verdwenen. Heeft het kantoor dan nog wel toekomst? En zo ja, blijft dat coronaproof, met werkplekken op anderhalve meter afstand en vaste looproutes? Rianne Appel-Meulenbroek, universitair hoofddocent Bedrijfsvastgoed en Werkomgevingen aan de TU Eindhoven: ‘Het ligt eraan hoe lang het allemaal duurt. Komt er snel een vaccin? Dan kunnen we met z’n allen terug naar kantoor, in theorie ook naar hoe het was. Worstelen we nog jarenlang met het virus, dan ontstaan onherroepelijk andere patronen.’ Onderdeel daarvan is zonder twijfel het recht op (gedeeltelijk) thuiswerken. ‘Een werkgever die dat afwijst – het wordt niet meer gepikt. En variabele werktijden worden waarschijnlijk ook normaal. Wat later of juist eerder beginnen bijvoorbeeld, om de files te vermijden. Ik zou dat ook zeker aanmoedigen.’ Het kantoor als instituut ziet ze echter niet snel helemaal verdwijnen. Wordt het kantoor in de toekomst vooral een plek voor overleg en ontmoetingen? Een soort clubhuis? Appel: ‘Dat lijkt me onzin. Hoe moet ik me dat voor me zien? Een dagje thuis geconcentreerd werken, om er de volgende dag een kantoordag van te maken met louter vergaderingen op het programma? Dat houdt niemand vol. Iedereen op een vaste dag naar kantoor? Daar is meestal onvoldoende plek voor – en zolang het coronavirus rondwaart al helemaal niet. Afspreken wie er wanneer is? Kan, maar dan mis je de voordelen van toevallige, niet geplande ontmoetingen met collega’s die juist van grote waarde blijken. Bovendien loop je het risico dat sommige collega’s elkaar zelden of nooit treffen. Domweg omdat ze vrijwel niet op dezelfde dagen aanwezig zijn.’

Terug, te zijner tijd, naar de kantoortuin, dan – alsof er in de tussentijd niets veranderd is? ‘De kantoortuin heeft nadelen, zo heeft iedereen in de loop der jaren waarschijnlijk zelf kunnen ervaren. Verreweg de belangrijkste klacht is de geluidshinder die we van elkaar hebben. Onze hersens zijn zo ingericht dat we ons moeilijk kunnen afsluiten voor gesprekken in een taal die we verstaan. Waarschijnlijk wil je helemaal niet horen wat je collega aan de telefoon zegt, maar onbewust doe je dat toch. En er is bovendien nogal wat afleiding, bijvoorbeeld door rondlopende collega’s. Veel werknemers zeggen het daarom niet te kunnen, geconcentreerd werken in de kantoortuin.’ Ga je toch ergens anders zitten, op een rustige plek. Mag vaak ook. Want meestal heeft een kantoortuin geen vaste plekken meer, maar flexplekken. ‘Dat is in de praktijk geen onverdeeld genoegen, zo blijkt. Flexplekken leiden nogal eens tot een geïnstitutionaliseerde stoelendans. Wie laat op kantoor verschijnt, moet genoegen nemen met een hoekje achteraf – een slechte werkplek ondermijnt trouwens ook het gevoel van waardering, is fnuikend voor de betrokkenheid op de lange duur. Na vijftig jaar massatoerisme weten we dat mensen in situaties met als uitgangspunt ‘zoek zelf een plek’ geneigd zijn tot ‘handdoekje leggen’ op de volgens hen beste plek. Het equivalent daarvan op kantoor? Je ‘eigen bureau, eigen stoel’ claimen met jassen en tassen. Voer voor onvrede of zelfs conflicten.’

Kantoortuin van e-company in de Van Nellefabriek in Rotterdam, 2011

Bürolandschaft

Eind jaren vijftig maakte in Duitsland een nieuw kantoortype opgang, het Bürolandschaft. Kern van het concept: medewerkers werken samen in één grote open ruimte. Geen aparte kamers meer, maar bureaus in groepjes of clusters, al dan niet gescheiden door planten of halfhoge scheidingswanden. Het zou democratisering, ‘onthiërarchisering’ en de betrokkenheid van werknemers vergroten. Onderlinge communicatie werd laagdrempeliger, en dat kwam de productiviteit ten goede. Dat het idee in (West-)Duitsland ontstond, was geen toeval. Niet alleen maakte het land in die jaren een economische boom door, ook was de mentaliteit totaal veranderd. De Duitsers wilden het verleden achter zich laten en een nieuwe weg inslaan, die naar meer openheid. Pas later, in de jaren negentig, brak de kantoortuin elders in Europa écht door. Of de kantoortuin een goed vehikel is voor kennisdeling, was onderwerp van het proefschrift van Appel dat verscheen in 2014. Het vergemakkelijkt het zeker, zegt ze. Vooral spontane ontmoetingen op de werkvloer zorgen voor kennisoverdracht en innovatie. ‘Een van de veronderstellingen was dat mensen sneller op een collega afstappen in een grote open werkruimte. Het blijkt dat dit hooguit opgaat tot een meter of twintig. Zit iemand verder weg in de tuin, dan zijn de contacten eigenlijk niet anders dan met iemand die een verdieping hoger of lager zit.’ De meerwaarde van veel mensen in één ruimte is maar relatief? ‘Een ideale groepsgrootte in een ruimte is zes tot maximaal acht mensen. Dat hoeft overigens niet perse een aparte kamer te zijn, het kan ook gaan om een enigszins afgescheiden cluster binnen een kantoortuin. Daarin zitten dan wel medewerkers die veel met elkaar samenwerken. Zeker, geluidshinder speelt ook dan een rol – mensen zitten ook dan gewoon op gehoorsafstand en vangen dus onvermijdelijk elkaars gesprekken op. Maar als je nauw samenwerkt, blijkt dat juist een voordeel. Een collega die begrijpt waar je mee bezig bent, kan dan sneller bijspringen, adviseren of ideeën aan de hand doen.’

Andersom

Goed om in het achterhoofd te houden nu we nadenken over het kantoor in het post-coronatijdperk. Want als we toch gaan aanpassen en veranderen, dan maar meteen goed. Doe dit daarom bij voorkeur in en na overleg met de medewerkers, zegt Appel. ‘In de praktijk worden gespecialiseerde kantoorinrichters in de arm genomen. Die werken nogal eens met blauwdrukken, die ze vervolgens aanpassen aan de wensen van het bedrijf. Andersom tewerk gaan is beter: pols éérst de medewerkers, en ga dan pas, met de resultaten van de peiling op zak, naar een kantoorinrichter.’ Belangrijk bij dat ‘medewerkers polsen’ is om de juiste vragen te stellen. ‘Dus niet ‘Wat wil je?’ De ervaring leert dat mensen dan vooral kiezen voor wat ze al kennen, terug willen naar hoe het ooit was. Vraag liever, in detail, naar wat ze doen en wat ze daarvoor op kantoor nodig hebben. Vereisen hun taken veel concentratie of voornamelijk overleg? Wie werkt veel met wie samen? Dat soort aspecten moeten leidend zijn bij de inrichting. Dat er minder werkplekken nodig zijn als de thuiswerktrend daadwerkelijk doorzet, lijkt evident. Zeker in combinatie met een andere trend, de wens om meer in deeltijd te werken.’

Combikantoor

Appel adviseert om in te zetten op een ‘gemengd bedrijf’. Een plek waar gewoon (geconcentreerd) gewerkt kan worden, maar waar ook collega’s overleggen en elkaar ontmoeten. Dat laatste is met name belangrijk voor het ‘mentorschap’. Appel: ‘Nieuwe medewerkers moeten eerst even de kunst afkijken. Hoe nemen jullie hier de telefoon op? Bij wie moet ik zijn met dit probleem? Dat vereist nauw contact met oude rotten aan wie nieuwelingen zich kunnen spiegelen.’ Na de introductie van de kantoortuin ontstonden afgeleide vormen als het ‘groepenkantoor’ – met middelgrote kamers voor vier tot tien medewerkers – en het combikantoor. Dat tracht als het ware het beste van verschillende kantoorconcepten te verenigen, en ontstond als een eerste reactie op de negatieve ervaringen met de kantoortuin. Stilletjes hoopt Appel dat het combikantoor in de toekomst een prominentere plek krijgt. ‘Vaste werkplekken voor iedereen, aangevuld met (flexibel te gebruiken) gemeenschappelijke ruimtes, gericht op verschillende activiteiten.’ Een stukje kantoortuin wellicht, een deel gereserveerd voor groepen, voldoende overlegruimtes, wat stiltekamers hier en daar. ‘Maar zorg er dan alsjeblieft wel voor dat die ramen hebben.’ Een tamelijk kostbare aanpak, dunkt me. ‘Misschien geen goed nieuws voor bedrijven die thuiswerken vooral als een optie zien om kosten te besparen. Dat valt vaak nogal tegen. Bedenk evenwel dat een medewerker alleen op jaarbasis gemiddeld al gauw bijna tien keer meer kost dan een goed ingerichte werkplek. Zie als werkgever betere, prettigere werkomstandigheden creëren in het kantoor daarom vooral liever als een investering in het verhogen van de output.’•